Privacy Policy

IP Porta hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”), evenals dit privacy beleid.

Hierna geven wij u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken en hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen. We leggen u tevens uit hoe wij uw persoonlijke gegevens beschermen en op welke wijze u uw hieraan gerelateerde rechten kan uitoefenen.

We zorgen ervoor dat alle informatie in dit privacybeleid permanent voor u beschikbaar is. Wij behouden ons echter het recht voor om ons privacybeleid aan te passen wanneer dit vereist wordt door de wetgeving of door wijzigingen van onze eigen praktijken. De meest recente versie van ons privacybeleid vindt u te allen tijde op onze website.

Indien u informatie wenst over hoe wij cookies gebruiken, raden wij u aan onze Cookiebeleid te raadplegen.

I. De verantwoordelijke voor de verwerking

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de burgerlijke maatschap Ongena-Hubert, die de naam IP Porta voert:

IP Porta
Kortrijksesteenweg 127 bus 2
BE-9830 Sint-Martens-Latem
BE0829.555.975
RPR/RPM Gent

Hierna verwijzen we naar IP Porta als “wij”, “ons” of “IP Porta”.

II. De verwerkte persoonsgegevens

IP Porta verbindt zich ertoe om de verzameling van persoonsgegevens te beperken tot wat rechtstreeks relevant en noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden die onder III. worden uiteengezet.

Bepaalde gegevens zullen door ons noodzakelijkerwijze moeten worden verwerkt opdat wij onze (door u gevraagde) diensten zouden kunnen leveren. Dit betreft onder andere de gegevens die wij nodig hebben voor correcte facturatie of een eventuele geschillenregeling. Deze gegevens verschaft u ons echter op vrijwillige basis.

Voor (potentiële) cliënten, tegenpartijen en hun raadslieden (en hun contactpersonen)

(i) Persoonlijke identificatiegegevens (voor- en achternaam; functie of hoedanigheid; nationaliteit; geslacht)

(ii) Contactgegevens (adres; telefoon- en/of gsmnummer; e-mailadres; (e-mail)communicatie; taal)

(iii) Economische en transactiegegevens (bedrijfsnaam en juridische vorm; btw-nummer; facturatieadres; telefoonnummer; financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling))

(iv) Dossier gerelateerde gegevens (geleverde prestaties/diensten; indien vereist, rijksregisternummer)

Dossier gerelateerde gegevens kunnen persoonsgegevens van andere individuen insluiten. Deze gegevens worden door ons niet in afzonderlijke databanken verwerkt, maar zijn opgenomen in de bestanden in ons document beheersysteem. Omwille van ons beroepsgeheim als advocaat zijn we ervan vrijgesteld deze betrokkenen te informeren.

Voor actoren van de rechtsmacht en andere instellingen

(i) Persoonlijke identificatiegegevens (voor- en achternaam; functie of hoedanigheid);

(ii) Professionele contactgegevens (telefoonnummer; e-mailadres; (e-mail)communicatie; taal)

Voor leveranciers en dienstverleners (en hun contactpersonen)

(i) Contactgegevens (adres; telefoon- en/of gsmnummer; e-mailadres; (e-mail)communicatie; taal)

(ii) Economische en transactiegegevens (bedrijfsnaam en juridische vorm; btw-nummer; facturatieadres; telefoonnummer; financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling)).

III. Doeleinden en wettelijke grondslag voor de verwerking

IP Porta verwerkt persoonsgegevens van haar (potentiële) cliënten, tegenpartijen van cliënten en hun raadslieden, leveranciers en dienstverleners, alsook contactpersonen van cliënten en leveranciers en dienstverleners voor de volgende doeleinden:

Doeleinde

1. Verwerking van persoonsgegevens van cliënten, contactpersonen van cliënten en potentiële cliënten voor het doel van het aangaan of de uitvoering van de overeenkomst met de cliënt inzake juridische dienstverlening.

Wettelijke grondslag

Indien u een natuurlijke persoon-cliënt bent:

Het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst tot de verstrekking van juridische dienstverlening (artikel 6, §1, (b) AVG).

Indien u een contactpersoon bent van onze cliënt:

Een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG). Gelet op het beperkt gebruik van uw contactgegevens, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacyrechten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder onder VII).

Doeleinde

2. Verwerking van persoonsgegevens van cliënten en contactpersonen van cliënten voor het doel het verzenden van niet-dossier gerelateerde communicaties (om u op de hoogte te houden van juridische ontwikkelingen, onze wenskaart te bezorgen, etc.)

Wettelijke grondslag

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om onze diensten te promoten bij onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG). Gelet op het beperkt gebruik van uw contactgegevens voor dit doeleinde, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacyrechten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder onder VII).

Doeleinde

3. Verwerking van persoonsgegevens van tegenpartijen van cliënten en hun raadslieden voor het enkel doel de belangen van cliënten te behartigen in uitvoering van de overeenkomst met de cliënt inzake juridische dienstverlening.

Wettelijke grondslag

Een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG). Gelet op het beperkt gebruik van uw contactgegevens, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacyrechten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder onder VII).

Doeleinde

4. Verwerking van persoonsgegevens van actoren van de rechtsmacht en andere instellingen voor het enkel doel de belangen van cliënten te behartigen in uitvoering van de overeenkomst met de cliënt inzake juridische dienstverlening.

Wettelijke grondslag

Een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG). Gelet op het beperkt gebruik van uw contactgegevens, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacyrechten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder onder VII).

Doeleinde

5. Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers en dienstverleners, contactpersonen van leveranciers en dienstverleners alsook potentiële leveranciers en dienstverleners voor het doel van het aangaan of de uitvoering van de overeenkomst met de leverancier of het enkel doel de belangen van cliënten te behartigen in uitvoering van de overeenkomst met de cliënt inzake juridische dienstverlening.

Wettelijke grondslag

Indien u een natuurlijke persoon leverancier of dienstverlener bent:

De noodzaak voor de uitvoering van onze overeenkomst met u (artikel 6, §1, (b) AVG); of

Een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG). Gelet op het beperkt gebruik van uw contactgegevens, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacy-rechten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder onder VII).

Indien u een contactpersoon bent van de leverancier of dienstverlener:

Een gerechtvaardigd belang van ons en uw bedrijf om de uitvoering van de overeenkomst te organiseren en daarover met elkaar te overleggen (artikel 6, §1, (f) AVG). Gelet op het beperkt gebruik van uw contactgegevens, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacy-rechten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder onder VII); of

Een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG). Gelet op het beperkt gebruik van uw contactgegevens, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacyrechten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder onder VII).

Doeleinde

6. Verwerking van voornoemde persoonsgegevens voor wettelijke doeleinden, met name in het kader van onze wettelijke, boekhoudkundige, fiscale of deontologische verplichtingen.

Wettelijke grondslag

De wettelijke basis van de verwerking situeert zich dan in de overeenkomstige wetgeving of deontologische verplichtingen.

IV. Duur van de verwerking en bijhouden van data

Voor cliënten, contactpersonen van cliënten en potentiële cliënten

We verwerken uw persoonsgegevens zolang we voor u dossiers behartigen. Na de volledige afhandeling van uw dossier, worden de gegevens bewaard zolang dit noodzakelijk is voor onze wettelijke of deontologische verplichtingen.

Voor het versturen van onze niet-dossier gerelateerde communicaties houden wij uw persoonsgegevens bij zolang u cliënt bij ons bent. U kan ons vanzelfsprekend op elk ogenblik verzoeken om deze communicaties niet meer te versturen. In dat geval zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor dat doel stopzetten.

Voor tegenpartijen en hun raadslieden

We verwerken uw persoonsgegevens zolang wij voor onze cliënten gerelateerde dossiers behartigen. Na de volledige afhandeling van dit dossier, worden de gegevens bewaard zolang dit noodzakelijk is voor onze wettelijke of deontologische verplichtingen.

Voor actoren van de rechtsmacht en andere instellingen

We verwerken uw persoonsgegevens zolang wij voor onze cliënten gerelateerde dossiers behartigen. Na de volledige afhandeling van dit dossier, worden de gegevens bewaard zolang dit noodzakelijk is voor onze wettelijke of deontologische verplichtingen.

Voor leveranciers en dienstverleners

We verwerken uw persoonsgegevens zolang als nodig in de context van de overeenkomsten die met u werden afgesloten. Na het einde aan onze samenwerking, behouden we uw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk in het kader van wettelijke verplichtingen.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken met het enkel doel de belangen van cliënten te behartigen in uitvoering van de overeenkomst met de cliënt inzake juridische dienstverlening, verwerken wij deze persoonsgegevens zolang wij voor onze cliënten gerelateerde dossiers behartigen. Na de volledige afhandeling van dit dossier, worden de gegevens bewaard zolang dit noodzakelijk is voor onze wettelijke of deontologische verplichtingen.

V. Ontvangers en doorgifte van persoonsgegeven

Persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven aan derden, noch aan derden in landen buiten de EU, tenzij u ons daar specifiek toe instrueert.

In het kader van onze eigen interne organisatie, werken we echter met een aantal medewerkers en verwerkers die handelen namens ons. In het kader daarvan kunnen zij in contact komen met de persoonsgegevens. Het betreft meer bepaald de advocaten-medewerkers die aan ons kantoor zijn verbonden. Zij hebben hiertoe onze interne privacy policy aanvaard. Met externe IT- en andere dienstverleners sloten we een verwerkersovereenkomst af.

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

VI. Uw rechten inzake gegevensverwerking

U beschikt over een aantal rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken.

  • U heeft een recht van toegang/inzage tot en verbetering van uw persoonsgegevens.
  • U mag ons vragen uw persoonsgegevens te verwijderen of de verwerking ervan te beperken.
  • U heeft het recht te vragen dat persoonsgegevens die u aan ons heeft verschaft, worden overgedragen aan een andere verantwoordelijke.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden stopzetten, tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

We zullen uw verzoek binnen de maand behandelen. Indien we om welke reden dan ook geen gunstig gevolg kunnen geven aan uw verzoek zullen we u informeren over de redenen op gemotiveerde wijze. Indien wij niet in staat zijn u naar behoren te identificeren, kunnen wij u vragen een bewijs van uw identiteit te verstrekken als voorwaarde om aan uw verzoek te voldoen.

Indien u andere vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met ons privacybeleid of de manier waarop wij uw gegevens verwerken, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen, hetzij telefonisch hetzij per e-mail. U vindt onze contactgegevens onder VII.

U kan eveneens een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger.

VII. Contacteer IP Porta met betrekking tot uw persoonsgegevens

Teneinde uw rechten in te roepen conform titel VI, of indien u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kan u met ons contact opnemen via:

Brief: op het adres onder I.
E-mail: info@ipporta.be
Telefoon: 09/324.15.40

Versie 03/01/2022