Privacy

IP Porta hecht veel belang aan uw privacy. In dit privacy beleid leggen we uit hoe we uw privacyrechten beschermen en op welke wijze u uw rechten kan uitoefenen.

I. De verantwoordelijke voor de verwerking

De juridische entiteit die uw persoonsgegevens verwerkt is de burgerlijke maatschap Ongena-Hubert, die de naam IP Porta voert. Ons kantoor is gevestigd aan de Kortrijksesteenweg 127, 9830 Sint-Martens-Latem. We zijn ingeschreven in het KBO-register onder nummer 0829.555.975.

Hierna verwijzen we naar IP Porta als 'wij", "ons" of "IP Porta".

II. Doeleinden en wettelijke grondslag voor de verwerking

IP Porta verwerkt persoonsgegevens van haar cliënten, leveranciers, alsook contactpersonen van cliënten en leveranciers, en van bezoekers van haar website voor de volgende doeleinden:

  • Verwerking van persoonsgegevens van cliënten, contactpersonen van cliënten en potentiële cliënten voor het doel van het aangaan of de uitvoering van de overeenkomst met de cliënt inzake juridische dienstverlening.
  • Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers, contactpersonen van leveranciers en potentiële leveranciers voor het doel van het aangaan of de uitvoering van de overeenkomst met de leverancier.
  • Verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van haar website die een boodschap verzenden via de contactpagina, voor het enkel doel om op deze boodschap te reageren.
Bijkomend kunnen we op de website gebruik maken van cookies. Voor meer informatie verwijzen we naar de op de website gepubliceerde cookie policy.

De wettelijke basis voor deze verwerkingen is respectievelijk:

1. Voor de verwerking van persoonsgegevens van cliënten:
  • indien u een natuurlijke persoon cliënt bent: de noodzaak voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.
  • indien u een medewerker bent van onze cliënt, en onze cliënt schuift u naar voor als contactpersoon: de noodzaak voor het doel van het legitiem belang nagestreefd door ons en door uw bedrijf om onze diensten te organiseren en daarover met elkaar te communiceren. Gelet op het zeer beperkt gebruik van uw contactgegevens, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacyrecthten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder titel Vi).
2. Voor de verwerking van persoonsgegevens van leveranciers:
  • Indien u een natuurlijke persoon leverancier bent:de noodzaak voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. 
  • Indien u een medewerker bent van onze leverancier, en onze leverancier schuift u naar voor als contactpersoon: de noodzaak voor het doel van het legitiem belang nagestreefd door ons en door uw bedrijf om de uitvoering van de overeenkomst te organiseren en daarover met elkaar te overleggen. Gelet op het zeer beperkt gebruik van uw contactgegevens, gaan we er vanuit dat uw belang of uw fundamentele privacyrechten niet zwaarder doorwegen dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder titel Vi).
3. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken voor wettelijke doeleinden, met name in het kader van onze wettelijke, boekhoudkundige, fiscale of deontologische verplichtngen. De wettelijke basis situeert zich dan in de overeenkomstige wetgeving of deontologische verplichtingen.

4. Voor de verwerkiing van onze persoonsgegevens van bezoekers van onze website die een boodschap verzenden via de contactpagina: de noodzaak voor het doel van ons legitiem belang om uw verzoek te behandelen. Gelet op uw initiatief om ons te contacteren via de contactpagina en het heel beperkt gebruik van uw contactgegevens om te antwoorden, wegen uw belang of uw fundamentele privacyrechten niet zwaarder door dan voormeld belang. Indien u een andere mening bent toegedaan, verzoeken we u ons dat te laten weten (zie verder titel Vi).

III. De verwerkte persoonsgegevens en in voormeld geval, het noodzakelijk karakter ervan

Voor klanten en leveranciers:

Persoonsgegevens: 
- Voor- en achternaam
- Functie of hoedanigheid 
- Nationaliteit 
Geslacht 
Adres 
Telefoonnummer
E-mailadres

Bedrijfsgegevens:
- Naam
- Adres
- Telefoonnummer
- Juridische vorm
- BTW-nummer

En afhankelijk van het geval:
  • Bedrijf of dossier gerelateerde informatie. Dossier gerelateerde informatie kan persoonsgegevens van andere individuen insluiten. Deze gegevens worden door ons niet in afzonderlijke databanken verwerkt, maar zijn opgenomen in de bestanden in ons document beheersysteem. Omwille van ons beroepsgeheim als advocaat zijn we ervan vrijgesteld deze betrokkenen te informeren.
  • Bepaalde gegevens zullen door ons noodzakelijkerwijze moeten worden verwerkt opdat wij u de door u gevraagde diensten zouden kunnen leveren. Dit betreft onder andere de gegevens die wij nodig hebben voor correcte facturatie.
Voor bezoekers aan de website:
  • Naam
  • Contactgegevens
  • Gegevens ingevuld op de contactpagina
Deze gegevens verschaft u ons op vrijwillge basis. Indien u echter beslist om ons te contacteren via de contactpagina, zijn uw naam en contactgegevens verplichte velden.

IV. Duur van de verwerking en bijhouden van data

Voor klanten
We verwerken uw persoonsgegevens zolang we voor u dossiers behartigen. Na de volledige afhandeling van uw dossier, worden de gegevens bewaard zolang dit noozakelijk is voor onze wettelijke of deontologische verplichtingen.

Voor leveranciers
We verwerken uw persoonsgegevens zo lang als nodig in de context van de contracten die met u werden afgesloten. Na het einde aan onze samenwerking, behouden we uw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk in het kader van wettelijke verplichtingen.

Voor bezoekers aan de website die de contactpagina invullen:
We verwerken uw persoonsgegevens enkel en alleen om uw verzoek te behandelen. De persoonsgegevens worden daarna niet bijgehouden (tenzij in voorkomend geval, in de context van een verwerking voor een ander doel zoals uiteengezet in dit privacy beleid).

V. Ontvangers en doorgifte

Persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven aan derden, noch aan derden in landen buiten de EU, tenzij u ons daar specifiek toe instrueert.

In het kader van onze eigen interne organisatie, werken we echter met een aantal medewerkers en verwerkers die namens ons handelen en in het kader daarvan in contact kunnen komen met de persoonsgegevens. Het betreft meer bepaald de advocaten-medewerkers die aan ons kantoor zijn verbonden, en onze interne privacy policy hebben aanvaard, en externe IT- en hosting dienstverleners. Met deze laatste sloten we een verwerkersovereenkomst af.

VI. Uw rechten inzake gegevensverwerking

U beschikt over een aantal rechten m.b.t. de persoonsgegevens die wij over u verwerken.

  • U heeft een recht van toegang tot en verbetering van uw persoonsgegevens.
  • U mag ons vragen uw persoonsgegevens te verwijderen of de verwerking ervan te beperken.
  • In de mate de verwerking wordt verricht met als wettelijke basis een legitiem belang, heeft u het recht om u tegen de verwerking te verzetten.
  • U heeft het recht te vragen dat persoonsgegevens die u aan ons heeft verschaft, worden doorgegeven aan een andere verantwoordelijke.
We zullen uw verzoek binnen de maand behandelen. Indien we om welke reden dan ook geen gunstig gevolg kunnen geven aan uw verzoek zullen we u informeren over de redenen.

VII. Contact IP Porta m.b.t. persoonsgegevens

Teneinde uw rechten in te roepen conform titel VI, of indien u niet tevreden bent over hoe we omgaan met uw persoonsgegevens, kan u met ons contact opnemen via:
  • brief: op het adres in titel I
  • e-mail info@ipporta.be
  • telefoon: 09/324.15.40
U kan eveneens een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Contacteer ons

Kortrijksesteenweg 127
9830 Sint-Martens-Latem
Tel. +32 9 324.15.40
Fax +32 9 324.15.45
info@ipporta.be

Of vul het contactformulier in.